Rediseño y Documentación de Procesos de Negocios

RDPN

Las organizaciones empresariales más innovadoras han comenzado a rediseñar tareas y funciones, ya anticuadas y de desarrollo vertical, para convertirlas en procesos de negocio horizontales de elevado valor agregado. Esto se conoce como Rediseño de Procesos de Negocio (RPN), o BPR (Business Process Redesign), orientado a la mejora de resultados en las empresas, redefinición de los servicios de atención al cliente y eliminación de las antiguas jerarquías organizativas, suprimiendo solapamientos funcionales y eliminando niveles de gestión intermedios e innecesarios. Con esto, se potencia a los trabajadores en cuanto a conocimiento, dentro de equipos multidisciplinarios y auto dirigidos, con la visión global de evolucionar hacia una organización “virtual”, no jerárquica, que se expande por múltiples departamentos.

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El método OSSAD

Para la ejecución del RDPN, nos basamos en la Metodología OSSAD

El método OSSAD (Office Support Systems Analysis and Design) es un método para el análisis y diseño de sistemas de información y procesos de trabajo en las oficinas, mediante la definición de sus procesos y sus procedimientos. Concebido como un proyecto del programa europeo ESPRIT (European Strategic Programme for Re-search in Information Technology), que financia la Comunidad Europea de 1985 a 1989 por un equipo multinacional y multidisciplinario de expertos, en su mayoría Alemanes, Franceses e Italianos.

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Pilares de la Metodología OSSAD

• Adaptabilidad: El proyecto OSSAD usa una sintaxis y una gramática propias, creadas para poder representar métodos concretos para cada caso particular, por lo que se articula y organiza alrededor del problema a tratar.
• Participación: El conocimiento está disgregado en la organización depositándose en los actores que realizan una tarea o actividad dada. OSSAD asegura que el conocimiento sea compartido por la organización, realizando la documentación no para, sino con los actores.
• Pragmatismo: OSSAD está enfocado a la obtención de los resultados por medio de la aplicación de la metodología; esto es, debido al hecho de que al diseñar un proceso con la metodología OSSAD, este es susceptible de ser controlado.
• Experimentación: Los procesos modelados son llevados a la práctica para asegurar su correcta implementación, siendo la susceptibilidad de la mejora un hecho característico y diferencial de esta metodología que además constituye las bases de la mejora continua y la gestión de la calidad o ciclo de la calidad.
• Iteración: Un procedimiento es repetitivo y puede ser llamado por el mismo o por otro procedimiento.
• Agregación y descomposición (Zoom): La metodología OSSAD entrega un sistema de información en tres niveles organizativos: el modelo abstracto, el descriptivo y el prescriptivo; y establece la posibilidad de navegar entre procesos, yendo de lo general a lo particular y viceversa.

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Niveles de modelado

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En esta capa se representan de una manera global, las actividades claves de la organización para la consecución de sus objetivos, su entorno, estructura departamental y los flujos de información entre ellos. En esta capa se establece cuál es la visión futura de la organización y cómo se logrará ésta. Una visión futura engloba lo que hacemos, para quién lo hacemos y cómo lo entregamos a nuestro mercado.

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• Procesos (Nivel 1)

El primer nivel describe cada proceso con base en los procedimientos que lo componen y las interrelaciones con otros procesos. Hay tantos diagramas como procesos se identificaron en el nivel básico.

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• Procedimientos (Nivel 2)

El segundo nivel describe la forma detallada en que se lleva a cabo la operación, representa los recursos humanos y los medios tecnológicos para conseguir los resultados descritos en el modelo abstracto. Son procedimientos en donde se describen los roles asignados a cada tarea a realizar, interacciones entre ellos, los recursos utilizados y los flujos de información entre diferentes entidades, ya sean roles, acciones o entidades externas.

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• Instrucciones (Nivel 3)

El tercer nivel describe las acciones que por su importancia, complejidad o riesgo ameritan describirse exhaustivamente, indicando herramientas, materiales, formatos, etc. que se requieren para ejecutar la acción. Este modelo representa una instrucción de trabajo que permite a un actor dado, realizar sus funciones para esta actividad de manera atómica. En este nivel se describen los puntos de autocontrol para cada instrucción realizada de la actividad y las acciones correctivas en caso de que la acción no cumpla de conformidad.

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